De Saak: 'Stop met strafwerk'

Van digitale lappendeken naar een slimme operatie

Veel projectbedrijven herkennen het: talloze lijstjes, controles en informatie die steeds opnieuw moet worden overgetypt. Offertes in Word, berekeningen in Excel, mail in Outlook, een planningstool en tot slot een boekhoudpakket. Iedereen werkt hard, maar het voelt als strafwerk. De Saak uit Alkmaar helpt mkb-bedrijven dit patroon te doorbreken. Hoe? Niet door nóg een tool toe te voegen, maar door eerst de operatie opnieuw te ontwerpen en pas daarna technologie in te zetten.

“Bij veel bedrijven komen voor één project tien systemen voorbij”, zegt oprichter Rob Oud. “Dat leidt tot dubbel werk, fouten en gebrek aan overzicht. De werkdruk stijgt, maar ondernemers missen het totaalbeeld dat nodig is om scherp te sturen.”

Daarom benadert De Saak digitalisering als organisatievraagstuk: hoe wil je werken, sturen en samenwerken, nu en over een paar jaar?

Eerst operatie, dan technologie

Consultant Mats Bijdemast ziet hetzelfde patroon bij groeiende bedrijven: losse tools die ooit werkten, maar inmiddels een blok aan het been zijn. “Als je meer projecten wilt draaien met hetzelfde team en stabielere marges wilt, heb je een bewust ontworpen operatie nodig.” Een traject start daarom bijna altijd met advies. Samen met directie en sleutelfiguren brengt De Saak in kaart welke klanten en projecten centraal staan, waar processen vastlopen en welke stuurinformatie ontbreekt. Vervolgens wordt de route van acquisitie tot oplevering geschetst: rollen, overdrachten, beslispunten en knelpunten op één helder A4.

“Dat werkt vaak als eyeopener,” zegt Mats. “Teams zien meteen waar informatie verdwijnt, waar werk dubbel gebeurt en waar stappen geen eigenaar hebben.”

Pas daarna komt technologie in beeld. Soms wordt bestaande software slimmer ingericht, soms bouwt De Saak een geïntegreerde omgeving met Microsoft Business Central en het Power Platform.

AI-mail die vanzelf op de juiste plek belandt

Voor veel projectorganisaties is e-mail een tijddief: offertes en afspraken blijven in persoonlijke inboxen hangen. De Saak ontwikkelde een AI-assistent die berichten inhoudelijk herkent, automatisch koppelt aan het juiste project en alvast een conceptreactie klaarzet. Belangrijke informatie staat meteen op de juiste plek, en teams verliezen minder tijd aan zoeken en overtypen.

Mats (l) en Rob.

Het resultaat: planning, uren, inkoop, projecten, facturatie en rapportage in één stroomlijn. “Software is nooit het vertrekpunt,” benadrukt Mats. “Het volgt uit hoe je het bedrijf wíl laten werken.”

Van ruis naar rust: praktijkvoorbeeld

Rob schetst een typische situatie: “Een technisch dienstverlener met veertig medewerkers had geen dagelijks zicht op zijn projectstanden. Uren stonden verspreid, offertes zaten in mailboxen, projectleiders hielden eigen lijstjes bij. Niemand deed iets fout; het systeem wás fout.”

Na een procestraject en gerichte systeemaanpassingen veranderde dat snel. De doorlooptijd van werkbon tot factuur daalde aanzienlijk, projectinzicht werd dagelijks beschikbaar en medewerkers hoefden informatie niet langer op meerdere plekken bij te houden. “Wat zij zelf als grootste winst noemen?” zegt Mats. “Rust en het gevoel dat ze vooruit kunnen kijken in plaats van achteraf repareren.”

Niet elk traject eindigt in een nieuw ERP-systeem. Soms volstaat een helder proceshuis, duidelijke rolverdeling en enkele gerichte ingrepen. “Het draait erom dat de operatie klopt,” zegt Rob. “Of dat nu met advies, software of een combinatie gebeurt.”

Ondernemen met impact: mens, bedrijf en omgeving

Het thema van dit nummer is ondernemen met impact. Voor De Saak betekent dat meer dan efficiëntie. “Impact begint bij gezonde mensen in een gezonde organisatie”, zegt Rob. “Als medewerkers minder tijd kwijt zijn aan corrigerend werk en meer aan hun vak, zie je dat terug in energie, kwaliteit en trots. Ondernemers krijgen grip en kunnen weer vooruitkijken.”

Mats benadrukt de bredere impact: “Een goed ontworpen operatie is automatisch duurzamer. Beter plannen voorkomt faalkosten en onnodige ritten, en leidt tot slimmer materiaalgebruik. Bedrijven die hun processen en stuurinformatie nu op orde brengen, zijn beter voorbereid op strengere eisen en nieuwe technologie.”

Zijn conclusie: “Ondernemen met impact betekent dat mensen met rust en focus kunnen werken, dat de directie scherp kan sturen en dat een bedrijf ook over tien jaar nog relevant is.”

Als je voelt dat je bedrijf klaar is voor de volgende groeifase, maar je manier van werken nog niet, dan is een strategisch gesprek met De Saak de logische volgende stap.

DE SAAK

Marterkoog 7B | 1823 BK Alkmaar 072 799 1270 | www.desaak.com