The sky is the limit

Potentie van vergaderapp MinuteTrack is gigantisch

Te lang vergaderen, actiepunten die niet of slecht worden opgevolgd en notulen die (te) laat worden gemaakt. Voor Paul Bleeker, Pieter Veerman en Ramon Bakker was dat een grote ergernis. Daarom ontwikkelden zij, samen met appbouwer Tom Teeling van Outlawz, het revolutionaire MinuteTrack. Deze tool maakt vergaderen leuk en kostenbesparend, maar bovenal efficiënt.

V.l.n.r. Ramon Bakker, Paul Bleeker, Tom Teeling en Pieter Veerman.

MinuteTrack is zo gebruiksvriendelijk dat het voor iedereen toegankelijk is. Daarnaast ziet de app niets over het hoofd en krijgt hetgeen is afgesproken ook daadwerkelijk opvolging. Actiepunten worden direct gestuurd naar de takenlijst, mailbox en eventueel de agenda van de personen die verantwoordelijk zijn. Eén deelnemer is notulist. Die vat de punten kort en bondig ter plekke samen en de andere deelnemers geven daar direct feedback op. Daardoor zijn de notulen voor het einde van elke vergadering al goedgekeurd en verstuurd.

Gigantisch bereik

De makers hebben MinuteTrack inmiddels zo gefinetuned dat elk bedrijf, ongeacht de taal en de branche, hier ontzettend veel profijt van zal hebben. Sterker, het bereik van deze app, die uniek is vanwege de effectiviteit en laagdrempeligheid, is gigantisch. Wereldwijd zijn er miljarden mensen die allen hun voordeel kunnen doen met deze steun en toeverlaat in barre vergadertijden. Want de heren zijn eensluidend als zij het over concurrerende apps hebben: met sommige is in de verte een vergelijking te maken, maar geen van alle mag ook maar in de buurt komen van het gemak, de winst en de output van MinuteTrack.

Wat nu rest is een uitgekiende marketingcampagne, waarbij de voordelen van de app onder de aandacht worden gebracht. Inmiddels draait de reclamemachine. Een commercial op tv en een heldere gebruikersuitleg op de site www. minutetrack.app moet mensen over de streep trekken om de app een maand lang gratis te gaan gebruiken. “Maar wie dat doet, is verkocht en wil nooit meer zonder”, zo voorspelt Paul Bleeker, algemeen directeur van MinuteTrack.

Geen open eindjes

Hij testte de app als eerste bij BENO Projectafbouw, waarvan hij eveneens eigenaar is. Alle medewerkers vergaderden met behulp van MinuteTrack en de resultaten waren verbluffend. “Het gemak en de efficiëntie waren direct zichtbaar. Vergaderingen duurden veel korter en de resultaten waren groter. Zo hebben we in de afgelopen jaren een slordige duizend actielijsten en notulen gemaakt en alle punten zijn ook daadwerkelijk opgevolgd. Het is vaak geen onwil van mensen, maar na een vergadering wordt iedereen weer opgeslokt door de dagdynamische drukte. MinuteTrack zorgt er daarentegen voor dat de actiepunten hoog op de agenda blijven staan en dat er dus nooit open eindjes blijven. Binnen BENO hebben we MinuteTrack gekoppeld aan ons ERP-systeem, waardoor alle informatie direct wordt gedeeld en dus inzichtelijk is.”

Outlawz

Tom Teeling is eigenaar van Outlawz, een bedrijf dat IT begrijpelijk en toegankelijk maakt en koppelt aan bedrijfsstrategieën. Tom is dan weliswaar geen eigenaar van MinuteTrack, als bouwer en ontwikkelaar van de applicatie voelde hij zich weldegelijk een van de partners. “Ik werd gegrepen door het verhaal van MinuteTrack en zag meteen de mogelijkheden. Daardoor was ik vanaf de eerste minuut razend enthousiast.” Hij werkte vooral veel samen met Ramon Bakker, die technisch directeur is van MinuteTrack. Ramon zegt: “Voorwaarde was dat iedereen met MinuteTrack moet kunnen werken. Dus moest het voor iedereen een fluitje van een cent zijn om je aan te melden, in te loggen en te kunnen werken met MinuteTrack. Tom vult aan: “Het sleutelwoord was ‘simpel’. Want wordt het te ingewikkeld of te omslachtig, dan haken mensen af. Uiteindelijk wisten we een universele vergadertool te maken die voor elke branche en voor elk bedrijf in binnen- en buitenland inzetbaar is en op alle fronten winst oplevert. Daar voegden we een aantrekkelijk design aan toe, wat het plaatje compleet maakte.”

'Samenwerking met Outlawz leidt tot nummer-1 vergaderapp'

In een handomdraai

Pieter Veerman is operationeel directeur van MinuteTrack. Hij zegt: “Je kunt met deze app zowel on- als offline vergaderen. Je bent nog geen minuut kwijt aan het maken van een agenda én aan het digitaal versturen van uitnodigingen. Natuurlijk belandt die uitnodiging rechtstreeks in de agenda van de genodigden. Wie vergadert leest tevens mee met degene die de notulen maakt. Actiepunten rollen er direct uit en alle wijzigingen worden in een handomdraai doorgevoerd. Je hoeft de notulen daarna niet meer te lezen, want dat heb je ter plekke al gedaan. Bijkomend voordeel is dat iedereen actief deelneemt aan de vergadering, want je wil immers dat jouw taken goed geformuleerd worden. En verder, wil je bijlages toevoegen? Allemaal geen probleem. Mutaties? Die past het systeem vervolgens in alle documenten aan. Bovendien is MinuteTrack een schoolvoorbeeld van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Je vergadert immers volledig papierloos.”

Paul Bleeker: “Het woord ‘minutes’ is Engels voor notulen en verwijst naar snelheid. Track staat voor het volgen van alle mededelingen, meningen en acties op elk gewenst moment. We hebben na een uitgebreide testfase vastgesteld dat een bedrijf met 10 mensen gemiddeld 4.000 euro per maand bespaart. Of, net hoe je het formuleert, 4.000 euro oplevert. Die besparing komt vooral tot stand omdat mensen nu veel minder tijd kwijt zijn aan vergaderen.”

Apple en AI

Tom Teeling tot slot: “MinuteTrack is klaar voor gebruik, maar we blijven de app doorontwikkelen. Zo is MinuteTrack al gekoppeld aan Microsoft en gaan we de app koppelen aan Google en Apple. Ook AI zal geïntegreerd worden in het systeem. MinuteTrack is het beste wat verkrijgbaar is en moet het beste blijven. Daar gaan we dus alles aan doen.”

SCAN DEZE QR-CODE EN ZIE WAT DE METHODE, HET GEMAK EN DE VOORDELEN VAN MINUTETRACK ZIJN.

VOOR MEER INFORMATIE

088 -505 43 30 [email protected] www.minutetrack.app

Ramon Bakker: “Aanmelden, inloggen en werken met MinuteTrack is een fluitje van een cent.”

Pieter Veerman: “MinuteTrack is een schoolvoorbeeld van maatschappelijk verantwoord ondernemen.”

Paul Bleeker: “Wie MinuteTrack probeert, is verkocht en wil nooit meer zonder.”

Tom Teeling: “Ik werd gegrepen door het verhaal van MinuteTrack en zag meteen de mogelijkheden.”